Afin de s’adapter aux enjeux sanitaires et éviter les contacts physiques, le Gouvernement, par le biais de deux ordonnances du 25 mars 2020[1] a, d’une part, permis une prorogation des délais en matière d’arrêté et d’approbation des comptes annuels, et d’autre part, simplifié les modalités d’organisation des assemblées générales.
Concernant plus particulièrement les modalités d’organisation des assemblées générales, l’Ordonnance a simplifié et adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux.
La communication électronique devient la règle de principe[2] et concerne toute « communication d’un document ou d’une information », sous réserve que l’adresse électronique de l’actionnaire, ou plus généralement des autres personnes habilitées à y participer, soit communiquée à la société (ou par ailleurs connue d’elle).
En pratique, les assemblées générales seront organisées comme suit [3]
- A huis clos, c’est-à-dire sans présence physique ou par conférence audiovisuelle ou téléphonique, pour autant qu’une info soit donnée par tout moyen aux associés et participants permettant « d’assurer leur information effective de la date et heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leurs qualités d’associés ou de participants ».
- En un lieu affecté, à la date de convocation, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements pour des motifs sanitaires,
- La décision de faire application de cette mesure incombera à l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée Générale, qui pourra déléguer au représentant légal
Si ces mesures emportent dérogation aux droits des membres d’assister à l’Assemblée Générale et donc de poser des questions orales ou modifier les projets de résolutions, celles-ci restent sans effet sur les autres droits, tels que le droit de vote, le droit de poser des questions écrites à l’avance...
Dès lors, deux hypothèses sont possibles à l’organisation de l’Assemblée Générale qui se tiendra à huis clos
Huis clos sans participation virtuelle : la consultation écrite [4]:
- Il est prévu la possibilité de prendre des décisions à distance,
- Ainsi, les décisions de l’organe compétent pourront être prises par voie de consultation écrite des membres, même en l’absence de dispositions statutaires l’autorisant,
- L’organe compétent pourra se réunir physiquement ou par Visio conférence ou par conférence téléphonique,
- Le vote à distance sera réalisé par les moyens suivants :
- Soit par correspondance via un formulaire de vote,
- Soit par procuration ou pouvoir à l’organe de direction,
Huis clos avec participation virtuelle : la réunion par visio conférence ou conférence téléphonique [5]
- Par dérogation aux dispositions législatives et réglementaires applicables, et sans que les statuts ou le règlement intérieur ne puissent s’y opposer, les décisions de l’organe compétent pourront se tenir sans la présence physique de leurs membres par visio conférence ou conférence téléphonique, à condition que :
- Les moyens techniques mis en œuvre transmettent les voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations,
- L’identification des associés soit possible.
- Le vote à distance pourra être réalisé via une plateforme sécurisée sur internet
- L’organe compétent pourra se réunir physiquement ou par Visio conférence ou par conférence téléphonique,
En synthèse, les Procès-verbaux d’Assemblées Générales devront faire mention, notamment :
- Du recours au huis clos et de la nature de la mesure administrative affectant le lieu de convocation ou de réunion,
- De la nature du huis clos choisi (avec ou sans participation virtuelle),
- De la régularité dans la communication de documents ou informations par tout moyen,
- Du maintien de la possibilité de poser des questions écrites à l’avance,
- Des modalités de vote proposées…
Pour en savoir plus sur les conséquences du Coronavirus sur la tenue des assemblées générales de votre entreprise, et connaitre les mesures spécifiquement applicables à votre secteur d’activité, n’hésitez pas à nous contacter.</blockquote >
[1] Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants […], et Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes […].
[2] Article 3 de l’Ordonnance n°2020-321
[3] Article 4 de l’Ordonnance n°2020-321
[4] Article 6 de l’Ordonnance n°2020-321 et article 8 pour les organes collégiaux
[5] Article 5 de l’Ordonnance n°2020-321 et article 9 pour les organes collégiaux